تحتوي برامج حسابات العملاء على العديد من خيارات توفير الوقت التي تقلل الوقت الذي تقضيه في إدخال البيانات في النظام. اعتمادًا على البرنامج الذي لديك ، يمكن لبرامج المحاسبة محاسبية إجراء مهام مثل إصدار الفواتير لعملائك ، وتسجيل المدفوعات التي تتلقاها ، ومتابعة المستحقات المتأخرة بشكل أسهل وأسرع.

ومع ذلك ، يمكن أن يختلف مستوى تطور البرنامج باختلاف البائع. بينما تقدم بعض الأنظمة الأساسيات فقط ، مما يسمح لك بتسجيل ما هو وارد وما سيحدث ، تقدم الشركات الأخرى أدوات أكثر تقدمًا ، وأتمتة المهام التي قد يتعين عليك القيام بها يدويًا ، مثل عمليات نقل البيانات اليومية من خلال موجز البنك ، والتسوية ، والفواتير المتكررة.

لماذا استخدام برامج المحاسبة؟

يمكن أن يؤدي استخدام برامج المحاسبة فى حساب حساباتهم بالإضافة إلى توفير وقت شركتك ومنع الأخطاء فى الشركات و المؤسسات .

الفائدة الرئيسية من استخدام برامج المحاسبة الحديثة هي الكفاءة”. “بدلاً من نسخ البيانات ولصقها من جدول البيانات إلى جدول البيانات ، لديك كافة معلومات معاملتك في مكان واحد. يمكنك بسهولة معرفة ما تم إنفاقه أو ما يأتي في النشاط التجاري ، وستعرف دائمًا مكان العثور على هذه المعلومات “.

بدلاً من إدخال البيانات والمعاملات يدويًا ، يمكنك استخدام ميزة التغذية المصرفية لتوصيل البرنامج ببنك عملك وحسابات بطاقة الائتمان. مع تطبيق هذا ، يكون لديك تحديث يومي لمعاملاتك. تحتوي معظم تطبيقات المحاسبة على لوحة تحكم تمنحك نظرة في الوقت الفعلي على أهم مقاييسك.

يمكن للبرنامج المحاسبية و المخازن إنشاء مجموعة متنوعة من التقارير والبيانات المالية ، بما في ذلك خاصة بيانات الأرباح والخسائر والميزانية العمومية ، والتي تعتبر ضرورية لطلب التمويل من المستثمر. يمكنك أيضًا مقارنة نشاط أو بيانات المعاملات من الأشهر والسنوات السابقة بأشهر وسنواتك الحالية ، مما قد يساعدك في تحليل نمو عملك ، واتجاهات المبيعات ، والمقاييس الرئيسية الأخرى التي تحتاجها لاتخاذ قرارات تجارية مستنيرة أثناء الاستعداد للمستقبل.

يمكنك استخدام برامج المحاسبة لتصنيف النفقات وجدولة الفواتير لكل عملائك ودفعها ، سواء كنت تدفع عبر الإنترنت أو بشيك أو ببطاقة ائتمان أو نقدًا. سيساعدك هذا على تتبع تلك المعاملات وإدارة التدفق النقدي الخاص بك.

يمكنك أيضًا استخدام البرنامج محاسبي للمبيعات  لتسجيل المدفوعات التي تتلقاها نقدًا أو بشيك ، وإنشاء وإرسال الفواتير وإشعارات تجاوز تاريخ الاستحقاق.

ما هي فوائد برامج المحاسبة جاهزة ؟

برامج المحاسبة ليست مجرد شر لا بد منه. يوفر الكثير من الميزات التي يمكن أن تساعد في ادارة عملك بشكل أكثر سلاسة. من أتمتة الفواتير إلى متابعة التدفق النقدي و مبيعات ، إليك نظرة على الطرق الرئيسية التي يمكن لنشاطك التجاري الاستفادة منها من برامج المحاسبة.

• حافظ على السيطرة على أموالك: ادارة أموالك الشخصية على الطاير شيء واحد ، لكنك تحتاج إلى شيء أكثر رسمية عند ادارة شركة. قد يكون القلم والورق وجداول البيانات على ما يرام ، لكنها لن تمنحك رؤية برنامج المحاسبة. ينظم برنامج المحاسبة بياناتك المالية ويخزنها في مكان واحد. يمكّنك من الحصول على عمل عرض كامل للأداء المالي لنشاطك التجاري في الوقت الفعلي.
• أتمتة الفواتير: للحفاظ على التدفق النقدي ونمو أعمالك ، يجب عليك إصدار فاتورة للعملاء في الوقت المحدد. كلما طال انتظارك ، قد يكون من الصعب جمعها. تتيح لك الكثير من أفضل برامج المحاسبة أتمتة الفواتير. يمكنك إنشاء فواتير متكررة ، وإرسال رسائل تذكير بالمتابعة ، وقبول المدفوعات الرقمية مباشرة من الفواتير. يمكنك أيضًا تتبع فواتيرك غير المدفوعة وتقديم خصومات للمدفوعات المبكرة.
• تتبع النفقات: النقد هو ملك للشركات الصغيرة. الخطأ المحاسبي الشائع هو الفشل في تتبع تكاليف العمل بدقة ، وآخر شيء تريده هو مواجهة نقص في التدفق النقدي لأن النفقات خارجة عن السيطرة. يمكن أن يساعد برنامج المحاسبة في منع هذا السيناريو عن طريق أتمتة تتبع النفقات. باستخدام البرنامج ، يمكنك مسح الإيصالات ضوئيًا وتسجيلها ، بالإضافة إلى تتبع الأميال والمصاريف المتكبدة نيابة عن العملاء.
• التوفيق بين البيانات المصرفيه: الميزة الأساسية لبرنامج المحاسبة هي القدرة على الاتصال بحساباتك المصرفيه. باستخدامه ، يمكنك الوصول إلى كشوف الحسابات المصرفيه الخاصة بك مباشرة من برنامج المحاسبة الخاص بك. يمكنك أيضًا مطابقة المعاملات المصرفية وتسويتها تلقائيًا.
• يبقيك في وضع جيد مع مصلحة الضرائب الأمريكية: تقديم الضرائب أمر معقد بدرجة كافية ، ولكن بالنسبة للشركات الصغيرة ، قد يكون من الصعب الحفاظ على الامتثال. برنامج المحاسبة يجعل الأمر أسهل. تقوم الكثير من أفضل برامج المحاسبة تلقائيًا بحساب ضريبة المبيعات وإعداد النماذج الضريبية لك.
• إعداد التقارير والتحليل: أثناء إداره عملك ، يجمع برنامج المحاسبة الخاص بك الكثير من البيانات من خلال عمليات التكامل مع نقاط البيع ، وإداره علاقات العملاء ، وتطبيقات الأعمال الأخرى. يمنحك ذلك نظرة ثاقبة لعملك. تقدم معظم برامج المحاسبة وظائف إعداد التقارير ، مما يتيح لك تحليل البيانات بسهولة وتتبع الأداء.
• إدارة المخزون: سواء كنت تدير متجرًا للبيع بالتجزئة أو تعمل عبر الإنترنت فقط ، فأنت بحاجة إلى مراقبة مخزونك. لا تريد أن تنفد المنتجات الأكثر مبيعًا أو شراء منتج ضعيف على الرفوف. يمكن أن تساعد برامج المحاسبة في ذلك ، حتى أتمتة عملية الطلب. باستخدام برامج المحاسبة ، يمكنك تتبع المنتجات المباعة ، وتعيين حدود إعادة الترتيب ، وتشغيل تقارير حول العناصر التي تعمل بشكل جيد والتي لا تعمل بشكل جيد.
• تعاون سهل مع محاسبك: عند استخدام برنامج محاسبة ، يتم تنظيم بياناتك المالية في موقع مركزي واحد. ويتم مسح الإيصالات ضوئيًا ، وتقديم النماذج الضريبية وتتبع المخزون. هذا يجعل من السهل على محاسبك القيام بعمله. تسمح المزيد من برامج المحاسبة للمحاسب الخاص بك بالوصول إلى البرنامج مجانًا. كما أنه يوفر الوقت المستغرق لجمع المستندات والمعلومات التي يحتاجها المحاسب الخاص بك.
• الوصول على مدار الساعة: تعيش معظم برامج المحاسبة في السحابة ، مما يعني انه يمكن الوصول إليها من أي مكان لديك اتصال بالإنترنت. هذا يعني انه يمكنك التحقق من المبيعات وقبول المدفوعات وتشغيل التقارير متى وأينما كنت.

فوائد برنامج حسابات للمحلات التجارية :

ما هي مميزات برنامج المحاسبة؟

الآن بعد أن تعرفت على ماهية برنامج المحاسبة ولماذا يجب عليك استخدامه ، من المهم معرفة الأدوات والميزات التي يجب البحث عنها عند اختيار نظام. تستخدم جميع برامج المحاسبة عبر الإنترنت تقريبًا المحاسبة ذات القيد المزدوج لضمان الدقة ولديها ميزات حسابات القبض والحسابات الدائنة والمصرفية وإعداد التقارير. يتضمن بعضها أيضًا إدارة المخزون ، وادارة المشروع ، وتتبع الوقت ، وأدوات كشوف المرتبات ، على الرغم من أن هذه الميزات عادة ما تكون في خطط ذات مستوى أعلى أو وظائف إضافية تكلف أكثر. فيما يلي بعض العناصر الأساسية لبرنامج المحاسبة

ما هي ميزات برامج المحاسبة المتقدمة؟

يمكن لبرنامج المحاسبة عبر الإنترنت التعامل مع العمليات التي تتجاوز نطاق الإدارة المالية بشكل جيد ، مما يوفر نظامًا أساسيًا واحدًا للتحكم في جميع جوانب عملك تقريبًا. ابحث عن الميزات المتقدمة التالية إذا كنت تعتقد أنها ستساعدك في إدارة مؤسستك.

• بالنسبة إلى تجار التجزئة والشركات عبر الإنترنت الذين يرسلون البضائع بشكل متكرر عن طريق البريد أو العملاء ، فإن النظام الأساسي للمحاسبة الذي يمكنه التعامل مع عمليات الشحن سيوفر لك استثمار برنامج برنامج شحن منفصل. فيما يلي بعض الميزات التي يجب أن تبحث عنها:
• طباعة ملصق الشحن: يمكن أن يوفر لك هذا الكثير من الوقت ويبسط عملية الشحن عن طريق إنتاج ملصقات مع الطلبات أو الفواتير.
• تقدير تكلفة الشحن: يمكن إعداد بعض الأنظمة لفهم الاختلافات في الوزن والمسافة لتقديم تقديرات دقيقة لتكلفة الشحن. يضمن هذا تضمين هذه التكاليف في الفواتير والتسعير.
• تتبع الشحنة: يضمن الارتباط إلى نظام تتبع البريد السريع أنه يمكنك مراقبة ما تم شحنه وتقدير أوقات التسليم بشكل أكثر دقة ، مما يوفر خدمة أفضل لعملائك.
• إسقاط الشحنات: إذا كنت بحاجة إلى إرسال منتج إلى عميل مباشرةً من مورد أو جهة تصنيع ، فقد يؤدي ذلك إلى إحداث فوضى في فواتيرك ما لم تتمكن منصة المحاسبة الخاصة بك من التعامل مع انخفاض الشحنات.

برنامج حسابات العملاء والتحصيل : 

ادارة المخزون

يمكن لنظام المحاسبة مع عناصر التحكم في إدارة المخزون والمخزون أن يبسط عملك حقًا ، ويساعدك على تحديد ما لديك في المخزون ، وما تحتاج إلى إعادة ترتيب ، والمكان الذي تنفق فيه ميزانية الشراء الخاصه بك.

• تتبع المخزون: يعتبر تتبع دورة حياة عنصر ما – من الشراء إلى التخزين إلى البيع ، وصولاً إلى الشحن – أحد الأصول الرائعة لمساعدتك على تتبع مستويات المخزون.
• تعيين مستويات المخزون: يمكنك التأكد من عدم الإفراط في طلب منتجات معينة أو تقليلها باستخدام الطلب التلقائي لضمان المخزون ضمن نطاق محدد. هذا يوفر عليك متاعب عدم وجود عناصر في المخزون عند الحاجه إليها أو وفرة من المنتجات التي لن تتحرك.
• مواقع المخزون المحددة: بالنسبة لمراكز التوزيع الكبيرة ، يؤدي تضمين مواقع المخزون في الطلبات إلى تجنب الحاجة إلى نظام إدارة مستودعات إضافي ، مما يساعد على تبسيط وظائف الأعمال.
• صور العنصر: يعد تضمين صور العناصر مفيدًا أيضًا للموزعين ، حيث يتيح لجميع الأفراد المشاركين في العملية تحديد المنتجات بصريًا والتأكد من شحن العناصر الصحيحة.

تحتاج معظم المنظمات إلى مراقبة الحضور والوقت الذي يقضيه في مهام محددة. يمكن أن تكون وحدات الوقت والحضور إضافات مفيدة جدًا لأنظمة المحاسبة. ابحث عن هذه القدرات.

• تتبع الوقت: إذا كنت تدفع للموظفين بالساعة أو تطلب من الموظفين العمل في وقت معين ، فإن تتبع الحضور والساعات أمر ضروري للحصول على كشوف رواتب دقيقة. لضمان ضبط الوقت بدقة ، ويتم ذلك عادةً باستخدام ساعة زمنية. يمكن أن تكون ساعات الوقت هذه متوافقة مع بطاقات التمرير الإلكترونية أو الرموز الشريطية أو أرقام التعريف الشخصية أو حتى بصمات الأصابع ، وتسمح بعض الأنظمة للمستخدمين بتسجيل الدخول من مستعرض ويب أو تطبيق.
• تتبع الوظائف: غالبًا ما تحتاج الشركات في الصناعات القائمة على الخدمات إلى تتبع المدة التي تستغرقها الوظائف للتأكد من أنها تتقاضى المبلغ المناسب. يمكن أن يساعدك هذا النوع من تتبع الوقت في إجراء تعديلات في الأسعار المستقبلية وتحديد الاتجاهات في تكاليف الوظائف المختلفة.
• حالة الوظيفة: إذا أظهر لك برنامجك الوظائف التي يتم العمل عليها وأيها غير نشطة ، فيمكنك تتبع ما يجب القيام به ومتى.
• التقديرات: بالنسبة لبعض شركات الخدمات ، يعد تقديم تقدير أمرًا ضروريًا للحصول على الوظيفة – وربما للحصول على أجر. يعمل النظام الذي يمكنه تخزين التقديرات وتحويلها إلى أوامر وفواتير ببضع نقرات على تعزيز الكفاءة.